Facilitaire dienstverlening is het verzamelwoord voor alles wat een gebouw dagelijks laat werken: schoonmaak, onderhoud, kleine reparaties en het regelen van de mensen die dat doen. Het doel is simpel: uw medewerkers en bezoekers hoeven zich niet met het pand bezig te houden. In dit artikel leest u wat eronder valt, waar de kosten van afhangen en wanneer u het beter uitbesteedt.
Facilitaire dienstverlening gaat over de ondersteunende diensten rond een gebouw en de mensen die er werken. Het is geen enkele dienst, maar een pakket dat per organisatie anders is samengesteld. Bij de één bestaat het vooral uit schoonmaak en afvalbeheer, bij de ander komen daar technisch onderhoud, kleine bouwkundige klussen en het beheer van vergaderruimtes bij. Wat alle onderdelen gemeen hebben: ze dragen niet direct bij aan het product of de dienst van de organisatie, maar zonder die onderdelen loopt het primaire werk vast.
In de praktijk merkt u facilitaire dienstverlening vooral als het niet goed geregeld is. Een vergaderruimte die niet is opgeruimd, een toiletgroep zonder voorraad, een beschadigde wand in de entree die er maanden zo bij staat, een losgetrokken plint in de gang. Stuk voor stuk kleine zaken, maar samen bepalen ze hoe een pand overkomt op bezoekers en hoe prettig uw medewerkers er werken.
Het verschil met een losse opdracht is de regelmaat en de regie. Een schilder die één keer een kantoorruimte schildert, levert een project op. Facilitaire dienstverlening betekent dat er structureel iemand verantwoordelijk is voor de staat van het pand, met vaste afspraken over wat wanneer gebeurt en wie u belt als er iets is.
Het pakket verschilt per organisatie, maar deze onderdelen komen het vaakst terug:
Grotere organisaties rekenen soms ook beveiliging, catering en receptie tot het facilitaire domein. Voor een kantoor, praktijk of bedrijfspand van gemiddelde omvang draait het meestal om de combinatie van schoonmaak en bouwkundig onderhoud: de twee zaken die het beeld van een pand het sterkst bepalen.
Er bestaat geen standaardpakket, en dat is maar goed ook. Wat u nodig heeft, hangt af van een paar heel praktische zaken. Het type gebruik om te beginnen: een kantoor met vaste bureauplekken vraagt iets anders dan een showroom met veel bezoekers of een werkplaats waar stof en vuil vanzelf ontstaan. Hoe hoger de loopintensiteit, hoe korter de cyclus.
Daarnaast telt de staat en de leeftijd van het pand. In een recent opgeleverd gebouw gaat het vooral om schoonhouden; in een ouder pand komt er onderhoud bij, omdat materialen slijten en afwerkingen na verloop van tijd bijgewerkt moeten worden. Ook de afwerking zelf maakt uit: een gladde, gesausde wand is eenvoudiger bij te werken dan een wand met structuur, en een tegelvloer vraagt een ander onderhoudsritme dan een houten vloer.
Tot slot bepalen uw eigen werktijden veel. Moet er buiten kantooruren gewerkt worden, in het weekend, of kan het tijdens werktijd op een rustige verdieping? Dat heeft invloed op de planning en daarmee op de kosten. Wees daar vooraf duidelijk over, dan voorkomt u dat een partij op papier goedkoper lijkt maar in de praktijk niet past bij uw bedrijfsvoering.
Wilt u het facilitaire werk goed beleggen, werk dan van groot naar klein:
Wat u zelf prima kunt regelen, is het dagelijkse opruimwerk, het melden van gebreken en het bijhouden van een eenvoudige lijst met wat er speelt. Wat u beter niet zelf doet, is bouwkundig herstel: een beschadigde wand provisorisch dichtsmeren of een losse tegel snel vastzetten ziet er meestal slechter uit dan de schade zelf, en moet later alsnog overgedaan worden.
Een veelgemaakte keuze is om klein onderhoud te laten liggen tot er toch een verbouwing komt. Dat werkt zelden goed uit. Verf die zijn beschermende werking verliest, laat vocht door naar de ondergrond. Een kleine scheur in stucwerk die niet wordt hersteld, loopt door en vraagt later een groter vlak. Een loszittende tegel in een natte ruimte laat water achter de tegel komen, met schade die u pas ziet als die al flink is.
Bijhouden is bijna altijd goedkoper dan herstellen. Daar komt bij dat onderhoud in kleine porties nauwelijks hinder geeft: een wand bijwerken op een vrijdagmiddag is iets anders dan een verdieping twee weken ontruimen. Dat argument weegt in een bedrijfspand vaak zwaarder dan het bedrag op de offerte.
Op onze pagina met projecten in woningen en bedrijfspanden ziet u wat voor werk daar in de praktijk bij komt kijken, van afwerking tot complete renovatie.
Zodra het verder gaat dan schoonmaken en opruimen, wordt het vakwerk. Beschadigd stucwerk, schilderwerk dat toe is aan een nieuwe laag, tegelwerk in een toiletgroep, een plint of kozijn dat vervangen moet worden: dat vraagt iemand die het materiaal kent en weet hoe de ondergrond zich gedraagt. Ook als u meerdere soorten werk tegelijk wilt laten doen, is één partij met eigen vakmensen prettiger dan losse afspraken met losse specialisten.
Renovion Groep combineert facilitaire dienstverlening en kantoorschoonmaak met renovatie en afbouw door eigen vakmensen: stucwerk, schilderwerk, tegelwerk en timmerwerk. We werken voor particulieren en bedrijven door heel Nederland, vanuit onze vestiging in Arnhem. Een overzicht van wat we doen vindt u bij onze werkzaamheden onder één dak. Op een aanvraag krijgt u binnen 24 uur reactie en een offerte is 30 dagen geldig.
Facility management is vooral sturend: beleid maken, budgetten bewaken, contracten beheren en bepalen welk niveau nodig is. Facilitaire dienstverlening is het uitvoerende deel: het werk dat daadwerkelijk in het gebouw gebeurt. In kleinere organisaties lopen die twee door elkaar en doet één partij of één persoon beide.
Nee. Ook een praktijkruimte, een winkel, een kleine kantoorvestiging of een vereniging met een eigen pand heeft baat bij vaste afspraken over schoonmaak en onderhoud. Het verschil zit in de omvang van het pakket, niet in de noodzaak. Bij een kleiner pand gaat het vaak om een beperkt aantal terugkerende taken plus een vast aanspreekpunt voor klussen die ertussendoor komen.
Vaak wel, mits het werk in delen wordt opgeknipt en er duidelijke afspraken zijn over welke ruimte wanneer aan de beurt is. Schilderwerk, stucwerk en tegelwerk vragen wel droogtijd en ruimte om te werken. Bespreek vooraf welke ruimtes beschikbaar zijn, of er stofvrij gewerkt moet worden en of bepaalde werkzaamheden beter buiten kantoortijd plaatsvinden.
Dat hangt af van het gebruik. Een entree, gang of trappenhuis met veel loopverkeer vraagt eerder een nieuwe verflaag dan een kantoorruimte waar weinig langs de wanden wordt gelopen. Een praktische vuistregel: beoordeel de intensief gebruikte ruimtes jaarlijks en de rustige ruimtes eens in de paar jaar, en plan het werk zodra u slijtage ziet in plaats van wanneer de schade duidelijk zichtbaar is.
Het helpt als u weet om hoeveel vierkante meter het gaat, welke ruimtes het betreft en hoe vaak het werk moet gebeuren. Voor onderhoud of herstel zijn foto's van de plekken die aandacht vragen erg nuttig. Weet u het niet precies, dan komen we kijken en denken we mee over wat er nodig is en wat kan wachten.
